Kunci Sukses Organisasi Cuma Satu: Komunikasi
Ngomongin tentang organisasi memang bukan perkara yang mudah. Banyak bagian dari organisasi yang nggak bisa dibahas dalam tulisan singkat ini. Apalagi mempelajari bagaimana sebuah organisasi yang sukses hingga dapat bertahan dalam berbagai keadaan. Rapat molor, koordinasi nggak jelas, cekcok sana sini, dan berbagai masalah lainnya pasti pernah kita temui dalam sebuah organisasi.
Wajar aja, namanya juga dinamika internal. Tetapi, kalau terus-terusan berulang dan nggak cuma sekali terjadi itu sih udah nggak bisa ditoleransi. Beragam problem tentunya jadi cerminan bahwa sebuah organisasi sedang tidak baik-baik saja.
Banyak organisasi nggak bisa berjalan dengan sukses, tetapi nggak sedikit juga organisasi yang bisa sukses dan bertahan dalam badai yang menerpa. Ada banyak faktor dari hal itu, yang jelas salah satunya peran dari efektivitas komunikasi.
Prolog: Organisasi dan Komunikasi
Sebelum melangkah jauh, kita perlu memahami definisi dari keduanya. Organisasi sendiri menurut Robbins (2001), diartikan sebagai suatu unit sosial yang dijalankan secara sadar, terdiri dari dua orang atau lebih, berfungsi atas dasar yang relatif dan terus-menerus guna mencapai suatu tujuan atau serangkaian tujuan bersama. Ada kata tujuan bersama dalam sebuah organisasi, sehingga untuk mencapai sebuah keberhasilan, organisasi nggak bisa cuma bergantung pada satu orang, tetapi juga membutuhkan kerjasama antara seluruh anggota di dalamnya.
Kemudian, komunikasi, yang bakal luas banget secara definisi. Tetapi, menurut Harold Laswell (1948) komunikasi diartikan sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan: Who, Say what, In which channel, To whom, With what effect? Kalimat yang dikenal sebagai formula Lasswell.
Dari apa yang dikemukakan Laswell, pada intinya mencakup unsur-unsur dari komunikasi, yaitu adanya; komunikator, pesan yang disampaikan, media yang digunakan, komunikan/audiens, dan efek. Secara sederhana dapatlah diartikan bahwa komunikasi merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan tujuan menyamakan makna dari seseorang/lembaga (komunikator) kepada orang lain/audiens (komunikan).
Bila digabungkan, maka definisi komunikasi organisasi adalah penyampaian dan penerimaan pesan diantara unit-unit kecil guna mencapai tujuan bersama. Nah, definisi singkat itu relevan karena memang pada dasarnya organisasi dan komunikasi sangat berkaitan karena menyangkut tentang hubungan, tujuan serta dampak yang ditimbulkan.
Greebaunm (dalam Arni, 2001) mengatakan bahwa komunikasi organisasi dibagi menjadi dua, yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal salurannya ditentukan oleh struktur ya mengatakan bahwa komunikasi organisasi dibagi menjadi dua, yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal.
Komunikasi formal salurannya ditentukan oleh struktur yang sudah direncanakan dan nggak bisa dipungkiri oleh organisasi. Sedangkan komunikasi informal nggak direncanakan dan ngga mengikuti struktur formal organisasi, semua timbul akibat interaksi sosial antara anggota organisasi. Contoh dari jenis ini yaitu berita-berita dari mulut ke mulut mengenai diri seseorang, pimpinan, maupun mengenai organisasi yang biasanya bersifat rahasia.
Komunikasi dan Kinerja Organisasi: Satu Pasangan Serasi
Tata kelola komunikasi dibutuhkan dalam sebuah organisasi. Dengan tata kelola komunikasi yang baik, seenggaknya bikin banyak hal di dalam organisasi jadi lancar. Banyak ahli komunikasi yang memiliki pandangan bahwa aktivitas komunikasi memang menunjang keberhasilan sebuah organisasi.
Keterkaitan antara dua faktor ini pun memang nggak bisa terbantahkan. Keduanya membutuhkan satu sama lainnya. Nggak ada kinerja organisasi yang baik tanpa hubungan komunikasi yang baik, begitu juga sebaliknya. Dalam sebuah bukunya, menurut Suranto (2018) ada beberapa konsep antara hubungan komunikasi dengan kinerja organisasi, yaitu:
- Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi merupakan sebuah tindakan yang memungkinkan warga organisasi mengirim dan menerima pesan sesuai dengan apa yang diperlukan oleh organisasi.
- Komunikasi merupakan salah satu unsur penting yang menandai kehidupan di dalam suatu organisasi. Ketika sebuah organisasi ingin bekerja secara efesien, maka didalamnya mesti dilakukan langkah-langkah komunikasi internal secara terencana.
- Komunikasi dapat digunakan untuk mengubah, mempertahankan, dan meningkatkan kemajuan sebuah organisasi.
- Organisasi yang berfungsi baik, ditandai adanya kerjasama secara sinergis dan harmonis dari berbagai komponen. Senantiasa terjadi komunikasi, kerja sama, saling koreksi dan terdapat sistem pembagian antar komponen tersebut.
- Suatu organisasi dikonstruksi dan dipelihara dengan komunikasi. Artinya ketika proses komunikasi antardivisi bisa diselenggarakan secara harmonis, maka organisasi semakin kokoh dan kinerja organisasi akan meningkat.
Dari pendapat di atas, kita bisa cermati bahwa keterkaitan komunikasi penting dalam sebuah organisasi. Dengan komunikasi yang terjalin baik maka sebuah organisasi bisa berjalan efektif dan kinerja berjalan secara maksimal.
Keefektivitasan komunikasi yang terjadi membuat sebuah organisasi akan survive dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang berdasarkan tujuan bersama. Selain itu, semua pekerjaan yang ada di dalam organisasi saling berhubungan. Sebaliknya, ketidakharmonisan kinerja sebuah divisi dalam organisasi akan menimbulkan dampak yang tidak baik bagi divisi lainnya. Keberadaan komunikasi ini yang menjadi pembeda karena akan menjadikan hubungan akan menjadi harmonis sehingga berbagai program yang ingin dijalankan pun bisa tercapai dengan sempurna.
Gimana Cara Memaksimalkan Komunikasi di Organisasi?
Ketika kita sudah mengetahui mengenai pentingnya komunikasi bagi organisasi kita bisa langsung memulai perbaikan. Hal itu bisa dilakukan dari masing-masing individu yang berada di dalamnya. Menjadi terbuka terhadap pendapat orang lain, memotivasi orang lain, dan beragam kegiatan lain menjadi langkah yang baik semisal kita menghadapi sebuah masalah komunikasi dalam organisasi.
Menurut Pace, dkk (dalam Mulyana, 2006), ada beberapa tips untuk memaksimalkan komunikasi organisasi jenis informal:
1. Menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif.
Jangan ngegas atau tiba-tiba nyelonong untuk berbicara. Gunakan tutur kata yang baik ketika berbicara dengan para anggota organisasi.
2. Menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri/ berlangsung secara orisinal tanpa dibuat-buat.
Ketika ingin menyampaikan sesuatu, gunakan pendekatan yang biasa saja dan berjalan secara orisinal sehingga tidak terkesan pura-pura atau berlebihan dalam menyampaikan, menerima atau merespon sebuah pesan.
3. Menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respon-respon yang relevan dan penuh pengertian.
Beri jawaban terbaik dan tidak terkesan merendahkan. Hal ini akan menjadikan komunikasi terjalin secara baik diantara anggota organisasi.
4. Bersikap tulus kepada satu sama lainnya dengan menunjukkan sikap menerima secara verbal maupun non-verbal.
Bersikaplah baik kepada setiap anggota organisasi semisal mereka menyampaikan pesan secara verbal atau non-verbal karena hal itu merupakan upaya untuk saling menghargai.
5. Selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya melalui respons-respons yang tidak menghakimi dan ramah.
Ketika ada sebuah permasalahan, kita harus berpikir jernih dan tidak memihak kepada siapapun. Sebab dengan hal ini respon yang kita sampaikan akan baik, dan bisa memuaskan semua pihak.
6. Berterus terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur dan membangun.
Sampaikan dengan sopan setiap pesan yang ingin disampaikan, jangan sampai suatu usulan membuat kita tertekan dalam melakukan aktivitas di organisasi nantinya.
Kurang lebih begitu tentang pembahasan mengenai komunikasi organisasi. Percayalah komunikasi memang menjadi kunci dari berbagai hal, termasuk organisasi. Dengan memiliki kemampuan yang baik di bidang komunikasi setidaknya kita sudah siap dalam menghadapi permasalahan yang terjadi baik dalam organisasi maupun lainnya. So, mari perdalam ilmu tentang komunikasi!
Penulis: Ajie Prasetya
Penyunting: Muhammad Alberian Reformansyah
Daftar Pustaka:
Arni, Muhammad. (1995). Komunikasi Organisasi. Bumi Aksara: Jakarta.
Lasswell, Harold. (1948). The Structure and Function of Communication in Society. The Communication of Ideas. Institute for Religious and Social Studies: New York.
Mulyana, Deddy. (2006). Komunikasi Organisasi: Strategi meningkatkan kinerja perusahaan, PT Remaja Rosdakarya: Bandung.
Robbins, P. Stephen. (2001). Perilaku Organisasi. Jilid 1. Edisi Delapan. Erlangga: Jakarta.
Suranto, AW. (2018). Komunikasi Organisasi : Prinsip Komunikasi untuk Peningkatan Kinerja Organisasi. Remaja Rosdakarya: Bandung.
